Hot Desking: lo bueno, lo malo y cómo hacer que funcione

Hot Desking: lo bueno, lo malo y cómo hacer que funcione

El año pasado, durante nuestra renovación masiva de oficinas en Joan Workplace, tuve uno de esos momentos en los que se me encendió la bombilla. Mientras trazábamos nuestro nuevo espacio de trabajo, me di cuenta de algo fascinante: nuestra fuerza laboral híbrida estaba jugando esencialmente a un juego diario de sillas musicales. Algunos días abarrotados, otros tranquilos.

Fue entonces cuando comenzó a cristalizarse el concepto de una zona dedicada a los escritorios compartidos. Pero seré honesto, los escritorios compartidos no fueron una solución mágica. Resultó ser un enfoque estratégico que requería una planificación cuidadosa.

El panorama de los escritorios compartidos: pros y contras

Dejemos de lado el ruido y seamos realistas sobre lo que realmente significa el hot desking para tu equipo.

Pros:

La revelación de la utilización del espacio. Antes de los escritorios compartidos, nuestro equipo de finanzas hizo los números y descubrió algo impactante: estábamos pagando por el 100% de nuestro espacio de oficina mientras usábamos tal vez el 40% de manera constante. Nuestro primer piloto de escritorios compartidos reveló que redujimos con éxito nuestra huella inmobiliaria en un 30 % sin comprometer en absoluto la productividad del equipo.

Dinámicas de equipo inesperadas. Nuestro equipo de ingeniería, normalmente aislado en su esquina, comenzó a tener conversaciones espontáneas con el departamento de marketing. ¿Por qué? Porque el hot desking rompió las barreras físicas. Vi a nuestro diseñador de productos colaborar con un representante de ventas de una manera que nunca habría sucedido en nuestra configuración anterior. Todo porque casualmente se sentaron uno cerca del otro durante un día.

El dividendo de la flexibilidad. Los miembros más jóvenes de nuestro equipo, especialmente los millennials y la generación Z, no solo se adaptaron, sino que prosperaron. Vieron los escritorios compartidos como un símbolo de nuestra cultura de trabajo progresista.

Contras:

El ajuste psicológico. Nuestros trabajadores híbridos estaban acostumbrados a un cierto ritmo, acudían a la oficina de vez en cuando y tenían un lugar familiar. La introducción de la zona de escritorios compartidos significaba que esos dos o tres días al mes ahora requerían un poco más de planificación. Algunos de los miembros de nuestro equipo, que estaban acostumbrados a dejar una foto familiar o una taza especial en su escritorio, tuvieron que adaptarse a llevar una pequeña bolsa personal con sus elementos esenciales. No fue una revisión drástica, pero sí requirió un cambio de mentalidad.

Desafíos tecnológicos y logísticos. Los escritorios compartidos requieren tecnología que se mueva tan rápido como lo hace su equipo. Dedicar 15 minutos a la configuración de monitores, la conexión a redes y la configuración de espacios de trabajo mata la productividad. Invierta en configuraciones plug-and-play, acceso basado en la nube e integración de dispositivos móviles que hagan que las transiciones del espacio de trabajo sean fluidas.

Mejores prácticas para hacer que su escritorio compartido realmente funcione

A partir de nuestra propia implementación, estas son las lecciones aprendidas con esfuerzo que pueden transformar los escritorios compartidos de una pesadilla logística a una victoria en el lugar de trabajo:

1. La tecnología es tu mejor amiga
Nada mata más rápido los escritorios compartidos que un complicado sistema de reservas. Implementamos una solución de reserva de escritorios sencilla e intuitiva en la que los empleados pueden:

• Reservar mostradores con antelación
• Ver disponibilidad en tiempo real
• Elija las ubicaciones en función de la proximidad del equipo o las necesidades específicas del equipo

2. La ergonomía importa más de lo que crees.
La talla única no funciona en los escritorios compartidos. Considerar:

• Sillas y escritorios ajustables
• Configuraciones de monitor y teclado de conexión rápida
• Taquillas para objetos personales

3. Crear microbarrios
Si puede, en lugar de una asignación aleatoria de escritorios, cree zonas estratégicas:

• Clústeres basados en equipos
• Zonas de trabajo tranquilas
• Espacios colaborativos

4. Escucha e itera
Los escritorios compartidos no son una solución de “configúrelo y olvídese”. Realizamos encuestas trimestrales y hacemos ajustes en tiempo real en función de los comentarios del equipo.

Consejo profesional: El primer mes será incómodo. Espere resistencia. Proporcione comunicación, capacitación y soporte claros para ayudar a su equipo a adaptarse.

Productos JOAN

Humly Sense: Mejora de la tecnología en el lugar de trabajo con sensores inteligentes

Humly se enorgullece de presentar Humly Sense, nuestra nueva plataforma para la integración de sensores inteligentes en el dispositivo de reserva Humly y la pantalla de la sala Humly. Esta emocionante evolución aporta el seguimiento de la ocupación en tiempo real y la supervisión del entorno a nuestro galardonado hardware, lo que ayuda a las organizaciones a crear espacios de trabajo más inteligentes, saludables y eficientes.

Con Humly Sense, ahora puedes automatizar la reserva de espacios con detección de movimiento y mejorar el bienestar en el lugar de trabajo a través de datos de calidad del aire en tiempo real, todo integrado directamente con el hardware intuitivo y confiable de Humly.

Humly también se enorgullece de su enfoque en la sostenibilidad, esforzándose por reducir el impacto ambiental de sus productos en todas las etapas de su ciclo de vida. Además, la empresa tiene una presencia global, con bases permanentes en varias ubicaciones en Europa y Asia, y entrega sus soluciones y servicios en todo el mundo a través de socios locales de confianza.

Detección de presencia inteligente con el dispositivo de reserva Humly

El dispositivo de reserva de Humly ahora es compatible con la integración de sensores de movimiento, lo que permite la detección automática de presencia en cabinas telefónicas, espacios de reunión y salas de enfoque. El sistema detecta cuando una persona ingresa y actualiza instantáneamente el estado de la reserva en tiempo real.

Cómo funciona:

Presencia detectada: un sensor de movimiento inalámbrico reconoce el movimiento en el espacio.

Respuesta instantánea: el dispositivo de reserva de Humly actualiza el estado a “Reservado”.

Retroalimentación visual:la iluminación LED se vuelve roja para indicar que el espacio está ocupado.

Beneficios clave:

Reserva automática: solo tienes que entrar; No es necesario reservar manualmente.

Indicadores de privacidad claros: el estado de los LED facilita la identificación de los espacios en uso.

Utilización mejorada: evite las reservas fantasma y maximice cada metro cuadrado.

Monitoreo más inteligente de la calidad del aire con la pantalla Humly Room
La calidad del aire tiene un impacto directo en la concentración, la comodidad y la salud, y ahora, la pantalla Humly Room puede ayudarlo a monitorearlaen tiempo real. Con la integración de sensores para los niveles de CO₂, la temperatura y la humedad, obtiene los datos que necesita para mantener entornos interiores óptimos.

Lo que mide:
🌿 Niveles de CO2 (ppm): detecta la acumulación que puede provocar somnolencia y falta de concentración.
🌡 Temperatura: mantiene las habitaciones cómodas y eficientes.
💧 Humedad: ayuda a equilibrar los niveles de humedad para mayor comodidad y salud.

Por qué es importante:
Espacios de trabajo más saludables: cree entornos que reduzcan la fatiga y mejoren el bienestar.
Instalaciones más inteligentes: los administradores de instalaciones pueden definir umbrales y ajustar de forma proactiva el flujo de aire o el aire acondicionado.
Empleados empoderados: el personal puede ver los datos de calidad del aire antes de ingresar a una habitación y actuar en consecuencia: abrir una ventana, cambiar de habitación o ajustar el aire acondicionado.

Por qué Humly Sense es importante para los espacios de trabajo modernos
Con Humly Sense, tus espacios de trabajo se vuelven más inteligentes, receptivos y centrados en el ser humano:

📍 Actualizaciones de ocupación en tiempo real: sepa exactamente cuándo se están utilizando los espacios.
🌿 Información sobre la calidad del aire en tiempo real: mantenga un ambiente cómodo y saludable.
📊 Gestión basada en datos: tome decisiones informadas basadas en el uso real y las condiciones ambientales.
💼 Experiencia de usuario elevada: ya sea en un stand privado o en una sala de juntas, los empleados sienten la diferencia.

Mirando hacia el futuro: ¿Qué sigue para Humly Sense?
Apenas estamos comenzando. Las próximas características incluirán:

Reserva automática de salas de reuniones: simplemente ingrese y el espacio se reservará solo.
Check-ins sin contacto: omita el toque en la pantalla; Tu presencia es suficiente.

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Exertis AV anuncia acuerdo de distribución con la marca Humly

Exertis AV, líder en soluciones audiovisuales profesionales, se complace en anunciar un acuerdo estratégico de distribución con Humly, reconocido fabricante a nivel global especializado en el desarrollo de productos tecnológicos para la reserva de salas en entornos empresariales. Como parte de esta colaboración, Exertis AV se convierte en el distribuidor oficial de los productos Humly en España y Portugal.

Esta significativa alianza permite a Exertis AV ofrecer una amplia gama de productos Humly, especialista en tecnología escalable para reuniones e interacciones más productivas en el lugar de trabajo. Humly ofrece productos y soluciones como Humly Room Display, Humly Booking Device, Humly Wayfinding, Desk Booking, Floor Plan y Visitor y el sistema de backend flexible Humly Control Panel.

Humly también se enorgullece de su enfoque en la sostenibilidad, esforzándose por reducir el impacto ambiental de sus productos en todas las etapas de su ciclo de vida. Además, la empresa tiene una presencia global, con bases permanentes en varias ubicaciones en Europa y Asia, y entrega sus soluciones y servicios en todo el mundo a través de socios locales de confianza.

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