
Hot Desking: lo bueno, lo malo y cómo hacer que funcione
Hot Desking: lo bueno, lo malo y cómo hacer que funcione
El año pasado, durante nuestra renovación masiva de oficinas en Joan Workplace, tuve uno de esos momentos en los que se me encendió la bombilla. Mientras trazábamos nuestro nuevo espacio de trabajo, me di cuenta de algo fascinante: nuestra fuerza laboral híbrida estaba jugando esencialmente a un juego diario de sillas musicales. Algunos días abarrotados, otros tranquilos.
Fue entonces cuando comenzó a cristalizarse el concepto de una zona dedicada a los escritorios compartidos. Pero seré honesto, los escritorios compartidos no fueron una solución mágica. Resultó ser un enfoque estratégico que requería una planificación cuidadosa.
El panorama de los escritorios compartidos: pros y contras
Dejemos de lado el ruido y seamos realistas sobre lo que realmente significa el hot desking para tu equipo.
Pros:
La revelación de la utilización del espacio. Antes de los escritorios compartidos, nuestro equipo de finanzas hizo los números y descubrió algo impactante: estábamos pagando por el 100% de nuestro espacio de oficina mientras usábamos tal vez el 40% de manera constante. Nuestro primer piloto de escritorios compartidos reveló que redujimos con éxito nuestra huella inmobiliaria en un 30 % sin comprometer en absoluto la productividad del equipo.
Dinámicas de equipo inesperadas. Nuestro equipo de ingeniería, normalmente aislado en su esquina, comenzó a tener conversaciones espontáneas con el departamento de marketing. ¿Por qué? Porque el hot desking rompió las barreras físicas. Vi a nuestro diseñador de productos colaborar con un representante de ventas de una manera que nunca habría sucedido en nuestra configuración anterior. Todo porque casualmente se sentaron uno cerca del otro durante un día.
El dividendo de la flexibilidad. Los miembros más jóvenes de nuestro equipo, especialmente los millennials y la generación Z, no solo se adaptaron, sino que prosperaron. Vieron los escritorios compartidos como un símbolo de nuestra cultura de trabajo progresista.
Contras:
El ajuste psicológico. Nuestros trabajadores híbridos estaban acostumbrados a un cierto ritmo, acudían a la oficina de vez en cuando y tenían un lugar familiar. La introducción de la zona de escritorios compartidos significaba que esos dos o tres días al mes ahora requerían un poco más de planificación. Algunos de los miembros de nuestro equipo, que estaban acostumbrados a dejar una foto familiar o una taza especial en su escritorio, tuvieron que adaptarse a llevar una pequeña bolsa personal con sus elementos esenciales. No fue una revisión drástica, pero sí requirió un cambio de mentalidad.
Desafíos tecnológicos y logísticos. Los escritorios compartidos requieren tecnología que se mueva tan rápido como lo hace su equipo. Dedicar 15 minutos a la configuración de monitores, la conexión a redes y la configuración de espacios de trabajo mata la productividad. Invierta en configuraciones plug-and-play, acceso basado en la nube e integración de dispositivos móviles que hagan que las transiciones del espacio de trabajo sean fluidas.
Mejores prácticas para hacer que su escritorio compartido realmente funcione
A partir de nuestra propia implementación, estas son las lecciones aprendidas con esfuerzo que pueden transformar los escritorios compartidos de una pesadilla logística a una victoria en el lugar de trabajo:
1. La tecnología es tu mejor amiga
Nada mata más rápido los escritorios compartidos que un complicado sistema de reservas. Implementamos una solución de reserva de escritorios sencilla e intuitiva en la que los empleados pueden:
- Reservar mostradores con antelación
- Ver disponibilidad en tiempo real
- Elija las ubicaciones en función de la proximidad del equipo o las necesidades específicas del equipo
2. La ergonomía importa más de lo que crees.
La talla única no funciona en los escritorios compartidos. Considerar:
- Sillas y escritorios ajustables
- Configuraciones de monitor y teclado de conexión rápida
- Taquillas para objetos personales
3. Crear microbarrios
Si puede, en lugar de una asignación aleatoria de escritorios, cree zonas estratégicas:
- Clústeres basados en equipos
- Zonas de trabajo tranquilas
- Espacios colaborativos
4. Escucha e itera
Los escritorios compartidos no son una solución de “configúrelo y olvídese”. Realizamos encuestas trimestrales y hacemos ajustes en tiempo real en función de los comentarios del equipo.
Consejo profesional: El primer mes será incómodo. Espere resistencia. Proporcione comunicación, capacitación y soporte claros para ayudar a su equipo a adaptarse.
Productos JOAN